Taskboard, o famoso quadro de tarefas

Ferramentas
quadro de tarefas implementado na parede da E-Open

Taskboard, também conhecido como “board kanban”, é uma ferramenta de comunicação simples e eficiente, fundamental para o gerenciamento de projetos.

Podemos definir o  Taskboard como “quadro de tarefas” onde são alocados post its de forma organizada e detalhada. O efeito visual gera impacto em todos os colaboradores e permite visualizar quais tarefas estão sendo realizadas e quais os colaboradores envolvidos nela.

Material utilizado: parede , durex colorido, canetão,  post it em 3 tamanhos.

Dica: utilize post it grande para tarefas grandes, post it médio para tarefasmédias e post it pequeno para tarefas pequenas.

Comprometidos: todos os colaboradores da E-Open.

Envolvidos: cada coluna representará um projeto.

Fluxo: Reuniões diárias para organização das atividades.

Regras: o WIP e o Pipeline devem ser respeitados, as tarefas serão movidas para o done done somente após o daily, os impedimentos serão analisados e alocados novamente.

Como funciona na prática?

O quadro permite a visualização de todas as atividades e alocação de tarefas por colaboradores. Permite o gerenciamento de tarefas de forma eficaz, evitando gargalos e sobrecarga de tarefas.

Por onde começar?

1º Passo

O topo do nosso taskboard será representado pela cor azul, conforme ilustração acima. Nesse espaço serão alocados todos os projetos “TO DO” – a fazer. Cada projeto (cliente) deverá estar alocado em uma coluna.

As tarefas serão escritas em post its de acordo com a complexidade e serão distribuídas conforme prioridade (maior e menor prioridade).

2º Passo

As tarefas a serem executadas no dia estarão alocadas na “PIPELINE” (tubo amarelo), distribuídas horizontalmente de acordo com a prioridade, à direita serão alocadas as tarefas com prioridade maior (+) e à esquerda as tarefas com prioridade menor (-).

Serão movidas para o “WIP” (work in progress – trabalho em progresso) apenas 4 tarefas simultâneas/dia.  

As atividades concluídas deverão ser movidas para o “DONE4DAILY” (feito no dia).

As atividades que apresentarem algum tipo de problema que impeçam sua realização serão movidas para o  campo “IMPEDIMENTO”.

3º Passo

Na reunião diária do dia seguinte, as atividades serão movidas do “DONE4DAILY” para o “DONE DONE” (feito).

As atividades com impedimento deverão ser realocadas no “TO DO” ou no “PIPELINE” e sinalizadas com a bandeira de impedimento.

Uma vez por semana as atividades movidas para o “DONE DONE” serão arquivadas.

Vamos colocar em prática essa excelente ferramenta?

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Edilene
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